Optymalizacja kosztów produkcji - gdzie szukać danych i jak je wykorzystać.

Koszty produkcji jako strategiczny obszar zarządzania

Firmy produkcyjne działają w realiach stałej presji cenowej. Rosną koszty surowców, energii, usług i pracy, a jednocześnie klienci oczekują szybkich terminów dostaw i atrakcyjnych cen. W takich warunkach nie tylko efektywność produkcji decyduje o przewadze rynkowej, ale przede wszystkim kontrola kosztów. Skuteczne zarządzanie nie może się więc ograniczać jedynie do optymalizacji procesów produkcji, ale musi uwzględniać także analizy rentowności, przewidywania kosztów oraz szybkiego reagowania na ich odchylenia.

Kontrola kosztów produkcyjnych – jakie dane brać pod uwagę?

Aby w ogóle zacząć kontrolować koszty produkcji, trzeba zrozumieć, z jakich składników się one składają. Najprostszy podział wyróżnia koszty bezpośrednie i koszty pośrednie produkcji, a ich odpowiednie przypisanie ułatwia przygotowanie skutecznej strategii redukcji kosztów:

• Bezpośredni koszt materiałowy - surowce, komponenty, półprodukty, które wchodzą w skład finalnego wyrobu, oraz koszt pośredni materiałowy, czyli narzuty uwzględniające koszt magazynowania
• Bezpośredni koszt robocizny - czas pracy operatorów, pracowników montażowych,
• Koszty maszynowe - amortyzacja, zużycie energii, konserwacja, koszty eksploatacji maszyn, urządzeń.
• Usługi zewnętrzne (kooperacje) - procesy wykonywane zleceniowo na zewnątrz (np. obróbka, lakierowanie, transport, specyficzne usługi).
• Koszty pośrednie produkcji - koszty ogólnozakładowe, utrzymania ruchu, administracji, media, logistyka wewnętrzna, utrzymanie budynków itp.
• Koszty przygotowania nowej produkcji - oprzyrządowanie, przezbrojenia, testy próbne, uruchomienie produkcji, szkolenia, konfiguracja linii; szczególnie istotne przy produkcji jednostkowej, prototypach lub krótkich seriach.

Kalkulacja doliczeniowa a rachunek składników pokrycia - różne spojrzenia na koszt produkcji

W praktyce produkcyjnej stosuje się kilka metod kalkulacji kosztów, z których najpopularniejszą jest kalkulacja doliczeniowa (kosztowa). Polega ona na sumowaniu wszystkich kosztów związanych z wytworzeniem produktu: materiałów, robocizny, kosztów maszynowych, kooperacji oraz odpowiednio naliczonych kosztów pośrednich. Wynikiem tej metody jest TKW, czyli Techniczny Koszt Wytworzenia, który odzwierciedla pełny koszt wytworzenia danego wyrobu. Ta metoda najczęściej stosowana jest w produkcji jednostkowej, małoseryjnej oraz tam, gdzie kluczowa jest dokładna kalkulacja każdego wyrobu.

Zupełnie inną perspektywę otrzymamy stosując rachunek składników pokrycia. W tej metodzie koszty dzielone są na stałe i zmienne, a punktem odniesienia jest marża. Liczymy w niej koszty, które musimy ponieść, żeby móc wytworzyć i sprzedać produkty. Każda sprzedaż powyżej tego kosztu stanowi już pokrycie choć części kosztów stałych, tych, które i tak musimy ponieść nawet gdy produkcja jest zatrzymana.

W skrócie:

kalkulacja doliczeniowa odpowiada na pytanie, ile naprawdę kosztuje produkt,

rachunek składników pokrycia podpowiada, czy produkcja danego wyrobu zwiększa wynik finansowy firmy.

Więcej na temat kalkulacji doliczeniowej i rachunku składników pokrycia przeczytasz w artykule: Kalkulacja kosztów Produkcji - rachunek składników pokrycia vs kalkulacja doliczeniowa

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do optymalizacji kosztów produkcji

Dla firmy chcącej optymalizować koszty produkcji kluczowe znaczenie ma nie tylko wybór właściwej metody kalkulacji, ale też narzędzia, które umożliwią jej rzetelne i szybkie wykonanie.

W wielu firmach kalkulacja kosztów produkcji wciąż odbywa się w arkuszach kalkulacyjnych (np. Excel). To podejście proste, tanie i szybkie. Jednak przy rosnącej złożoności wyrobu (wiele komponentów, operacji, wariantów), przy zmianach cen surowców i kosztów pracy, ręczna kalkulacja staje się podatna na błędy, trudna w aktualizacji i weryfikacji. Ponadto — nie daje możliwości łatwej symulacji wariantów, a każda zmiana wymaga od nowa przeliczeń.

Gdy firmy stają przed perspektywą rozwoju często orientują się, że narzędzia zbierające i integrujące dane z wielu obszarów związanych z produkcją, między innymi: technologii, zużycia materiałów, planowania, kooperacji, pracy, nierzadko pobieranych wprost z ERP, to nie fanaberia, a konieczność. Ewentualność wdrożenia systemu, który automatyzuje i standaryzuje proces kalkulacji staje się koniecznością.

Gdy Excel już nie wystarczy, wybierz Produkcja.NET

Produkcja.NET umożliwia dokładne zdefiniowanie technologii produkcji w ramach ujednoliconych kart technologicznych, strukturą złożenia wyrobu, normami materiałowymi, czasami pracy, operacjami, co pozwala precyzyjnie oszacować koszty materiałów, pracy, maszyn i kooperacji. Dzięki temu etap definiowania technologii produkcji staje się fundamentem późniejszej kalkulacji i analizy. Bez solidnej „mapy” procesu produkcyjnego dalsze działania kosztowe nie mają sensu.

Dzięki oparciu kalkulacji TKW na technologii, normach materiałowych i czasowych oraz bieżących danych z produkcji, system pozwala wyliczyć techniczny koszt wytworzenia na poziomie pojedynczego wyrobu, operacji czy całego zlecenia. Jednocześnie Produkcja.NET udostępnia analizę kosztów zmiennych i stałych, co umożliwia szybkie określenie marży pokrycia oraz ocenę opłacalności krótkich serii i indywidualnych ofert.

Zastosowanie tych dwóch metod w jednym środowisku daje przewagę informacyjną - użytkownik może porównać koszt standardowy z kosztem operacyjnym, przeanalizować odchylenia i sprawdzić, które produkty realnie budują wynik finansowy. Produkcja.NET automatyzuje również pobieranie danych o rzeczywistym zużyciu materiałów, czasie pracy stanowisk i kosztach maszynowych, dzięki czemu kalkulacje są nie tylko spójne, ale też aktualizowane w tempie produkcji. To pozwala podejmować decyzje kosztowe szybciej i z większą pewnością - zarówno strategiczne, oparte na TKW, jak i taktyczne, oparte na rachunku składników pokrycia.

Koszt przygotowania nowej produkcji - dlaczego jest tak ważny?

W produkcji jednostkowej lub krótkoseryjnej koszt przygotowania nowej produkcji często decyduje o opłacalności całego projektu. Na potrzeby naszych klientów powstały w systemie Produkcja.NET modyfikacje pozwalające na uwzględnienie w kosztach produkcji między innymi kosztów badań i testów oraz wykonania prototypów. Dzięki temu możliwe jest podjęcie świadomej decyzji: czy produkcja jest opłacalna, czy należy renegocjować cenę, zmienić technologię, a może zaproponować klientowi inną wielkość serii.

Analiza kosztów produkcji weryfikacja planu z rzeczywistością

Kalkulacja to plan - rzeczywistość produkcyjna często jednak odbiega od planu: zużycie materiałów może być większe, praca wydłużyć się, zmieniają się ceny mediów, zlecanych usług, samych surowców. Bez analizy po realizacji zlecenia nie dowiesz się, gdzie popełniono błędy i jakie działania podjąć, by następnym razem było lepiej.

Analiza procesów produkcji to kluczowy etap w cyklu zarządzania kosztami. Pozwala na:

• porównanie kosztów planowanych (kalkulowanych) z rzeczywistymi,
• identyfikację odchyleń - nadmierne zużycie lub marnotrawstwo materiałów, koszt surowców przeznaczonych na naprawy i odtwarzanie braków, nadgodziny, przestoje, błędy technologiczne, kosztowne kooperacje, koszty nieplanowane, itd.,
• wyciągnięcie wniosków do optymalizacji technologii, procesów, organizacji produkcji, zamienników materiałowych, lepszego planowania i harmonogramowania.

Produkcja.NET zapewnia rozbudowany moduł raportów i zestawień produkcyjnych - obejmujący koszty materiałów, robocizny, maszyn, usług kooperacyjnych, koszty pośrednie (rozliczane przez podzielniki), a także zużycie materiałów, obłożenie stanowisk, czas pracy, pracochłonność, maszynochłonność. Co więcej, po zamknięciu zlecenia system daje pełną transparentność: można porównać normę materiałową z rzeczywistym poborem, normatyw pracy z rzeczywistym czasem, kooperację zaplanowaną z rzeczywistą, co z kolei pozwala szczegółowo ocenić efektywność produkcji.

Dzięki temu manager otrzymuje pełny obraz tego, co poszło dobrze, a co wymaga poprawy.