Czy i kiedy firmie potrzebny jest program do zarządzania produkcją?
Aby firma produkcyjna mogła się rozwijać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania jest niezbędne. Ważne, żeby je wdrożyć, zanim utkniesz w pułapce "arkuszy do arkuszy". Sprawdź jak jej uniknąć.
Jak ustalić, kiedy należy wdrożyć oprogramowanie do zarządzania produkcją?
Będąc właścicielem lub osobą zarządzającą produkcją łatwo uchwycisz ten moment:
-
Dobrze zorganizowana produkcja | Stopień optymalizacji - 95%
Jeśli wchodzisz do hali produkcyjnej i gdziekolwiek podejdziesz, i spojrzysz na to, co jest akurat przetwarzane i wiesz co to jest i na jakim etapie, to można stwierdzić, że stopień dostępu do informacji jest wystarczający i produkcja jest wystarczająco zorganizowana...
-
Pierwsze sygnały... | Stopień optymalizacji - 75%
Jeśli nie wiesz co dzieje się na hali produkcyjnej, ale jak spytasz przechodzącego pracownika i on odpowie lub wyjmie kartę z kieszeni i określi stan faktyczny produkcji, to pierwszy sygnał możliwości optymalizacji. Od tego momentu masz jeszcze czas na analizę czy dostęp do informacji zaczyna być problemem...
-
Mocna sugestia wdrożenia systemu | Stopień optymalizacji - 55%
Analogicznie jeśli nasz pracownik będzie musiał gdzieś podejść i zajrzeć do zeszytu to znaczy, że już najwyższy czas, żeby zacząć rozglądać się za oprogramowaniem do zarządzania produkcją...
-
Najwyższy czas na decyzję o zakupie systemu MRP/MES | Stopień optymalizacji - 25%
Jeśli natomiast nasz pracownik wyjmie dopracowany graficznie przewodnik warsztatowy i na jego podstawie odpowie na twoje pytanie, to znaczy, że już się spóźniłeś i Twoja produkcja nie posiada żadnego cyfrowego dostępu do informacji...
W przypadku wielu firm produkcyjnych w Polsce, zwłaszcza jeśli wyrosły z małych przydomowych warsztatów zakup i użytkowanie oprogramowania do logistyki czy księgowości nie budzi żadnych wątpliwości ponieważ stosowanie takich rozwiązań wymusił niejako ustawodawca. Z drugiej strony konieczność zakupu programu wspomagającego zarzadzanie procesem wytwarzania nie jest już taka oczywista. Przeanalizujmy kilka powodów, a raczej wymówek, które odsuwają w czasie inwestycję w systemy dedykowane produkcji.
Dlaczego firmy nie inwestują w oprogramowanie produkcyjne
„Mamy to w głowie, każdy wie co robić...”
Firma powstała z potrzeby zaspokojenia zapotrzebowania na określone produkty i w oparciu o wiedzę jak je wytworzyć. Została wyposażona w odpowiednie maszyny, zakupiła właściwe materiały i rozpoczęła wytwarzanie określonych produktów. W miarę upływu czasu zostały dokupione dodatkowe stanowiska, zatrudnieni dodatkowi pracownicy i w wielu przypadkach oprogramowanie wspomagające projektowanie nowych produktów i udoskonalenia istniejących – oprogramowanie typu CAD.
Zwiększanie ilości oraz różnorodności produkowanego asortymentu skomplikowało procesy logistyczne i księgowe w sposób, który wymusił zakup i wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego logistykę, magazyn oraz księgowość. W tym zakresie nie bez znaczenia były także zmieniające się wymagania ustawowe.
Zapewne przy tej okazji firma również przyglądała się oferowanym systemom zintegrowanym także w zakresie optymalizacji procesów produkcyjnych, jednak wciąż opierała planowanie produkcji na wiedzy i doświadczeniu kadry zarządzającej.
"Mamy do tego arkusze kalkulacyjne"
Gdy z jednej strony następowały zmiany w obszarach administracyjnych przedsiębiorstwa, równolegle zmieniała się także sfera zarządzania procesem produkcyjnym. Pracownicy, w oparciu o swoje doświadczenie, systematyzowali procesy przygotowania produkcji wykorzystując narzędzia jakimi dysponowali.
Rozpoczęła się era wszechobecnych arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacji wyrobów, opisu technologicznego, zestawień surowców, a nawet przewodniki warsztatowe do poszczególnych zleceń. W wielu przypadkach były to arkusze odpowiednio oprogramowane za pomocą makr, w automatyczny sposób pobierające dane o materiałach z logistyki oraz o konstrukcji wyrobów z systemów CAD. Pozwoliło to w pewnym stopniu zoptymalizować zarządzanie zasobami i określić rentowność produkcji.
„Moje arkusze Excel są lepsze niż ERP...”
Dzięki wiedzy, doświadczeniu i zaangażowaniu personelu technicznego administracja produkcji nadal funkcjonowała sprawnie, podczas gdy logistyka, magazyny oraz księgowość zaczynały się dławić ilością danych koniecznych do przetworzenia. Gdy doszło końcu do wdrożenia systemu ERP w obszarze logistyki i księgowości, produkcja nadal była dumna ze swoich własnych rozwiązań i nie przejawiała szczególnego zainteresowania wdrożeniem systemu zarządzania produkcją.
W trakcie procesu wyboru oprogramowania ERP uczestniczyli również przedstawiciele pionu technicznego przedsiębiorstwa, ale ponieważ byli przywiązani do własnych rozwiązań, które stworzyli dużym nakładem pracy, mając wciąż sprawnie działające arkusze. nie widzieli potrzeby zmian. Uczestnicząc w prezentacjach, czy to żywych systemów, czy też w pokazach slajdów nie zawsze odnajdowali odzwierciedlenie tego, czym się zajmowali.
Świadomość koniecznej reorganizacji, porzucenia własnych rozwiązań, a także wizja „wciśnięcia” w określone procedury wymuszone przez system ERP oraz rezygnacji z elastyczności arkuszy kalkulacyjnych (w końcu jak nam coś nie pasuje to zawsze możemy w arkuszu zastąpić wzór wartością) wywołała negatywne nastawienia i rekomendację zbędności wdrożenia systemu ERP także w zakresie produkcji. Takie przywiązanie do ugruntowanych rozwiązań nie jest niczym zaskakującym i zawsze musi być brane pod uwagę w procesie wdrażania nowego oprogramowania.
Problemy z jakością systemów zarządzania produkcją.
Osobną kwestią pozostaje jakość rozpatrywanego rozwiązania, na przykład, gdy system realizacji produkcji, optymalizacja i monitorowanie produkcji są jedynie dodatkowymi modułami programu do zarządzania. Złożoność i zrozumienie modelu opisu technologii, prowadzenie zleceń, sposoby planowania i nadzoru nad wytwarzaniem - to nierzadko odbiega od wizji i założeń firmy.
Czasami niezrozumienie specyfiki zarządzania produkcją pojawia się już na poziomie pojęć podstawowych typu operacja, zabieg, czynność. W wielu rozwiązaniach ERP modułów wspomagania produkcji autorzy dość niefrasobliwie podchodzą do nomenklatury produkcyjnej. Wspomniane pojęcia operacji, zabiegu i czynności nie są zamienne, one nie opisują tego samego.
Krótko mówiąc przy zakupie i wdrożeniu systemu ERP w przedsiębiorstwie nie zawsze dochodzi do wdrożenia modułów produkcyjnych, ponieważ wydają się one, na podstawie prezentacji, nie wnosić nic nowego, a co więcej, nadmiernie komplikować procesy przygotowania produkcji. Przynajmniej takie pozostawiają wrażenie. To nie do końca prawda, ale o tym może innym razem.
Rozproszone źródła informacji, a efektywne zarządzanie produkcją.
Wdrożono zatem system REP w całej strukturze przedsiębiorstwa poza produkcją. W miarę upływu czasu, coraz lepszego wykorzystania posiadanego systemu, rozwoju i coraz bardziej proceduralnego podejścia do poszczególnych zagadnień, administracja produkcji będąca przed erą ERP organizacyjne w awangardzie staje się coraz bardziej „zacofana”.
Dodatkowo arkusze stają się tak rozbudowane, że praca z nimi jest coraz trudniejsza i długotrwała. Ilość danych, na których muszą operować pracownicy techniczni, powoduje takie spowolnienie funkcjonowania arkuszy kalkulacyjnych, że stają się nieużywalne. To tak naprawdę ostatni moment na wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie produkcją.
Niestety w wielu przypadkach pion techniczny przedsiębiorstwa podejmuje próbę uzdrowienia sytuacji przez odcięcie starych danych i znowu wielkim nakładem pracy i zaangażowania pracowników tworzy doskonalsze od poprzednich arkusze kalkulacyjne. Doskonalsze, bo zmodyfikowane zdobytą przez lata użytkowania poprzednich wiedzą. To na jakiś czas pomoże.
Złożoność otoczenia rynkowego wymusza również pewne zmiany w działach zarządczych przedsiębiorstwa. Pojawia się dział kontrolingu. Zatrudnieni tam specjaliści budują coraz bardziej złożone modele ekonometryczne, do których nie wystarczają dane pozyskane z objętych funkcjonowaniem ERP obszarów przedsiębiorstwa. Owe modele nie mogą już traktować produkcji jak magicznego kapelusza, do którego wpadają materiały, praca personelu, praca maszyn, jakieś koszty dodatkowe typu energia, konserwacja naprawy i remonty, a wypadają gotowe produkty. Potrzebne są bardziej szczegółowa analiza danych.
Nowy dział zaczyna żądać informacji których produkcja nie ma, a co więcej nawet nie wie, jak je pozyskać. I to jest moment ostateczny. Jeśli teraz nie wdrożymy systemu produkcyjnego, może to skutkować zahamowaniem rozwoju firmy, ponieważ nie ma możliwości efektywnego zarządzania procesami ani optymalizacji produkcji. W sumie nie należało do tego dopuścić.
Czy firmie potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania produkcją?
Bezwzględnie tak! Należy je wdrożyć najpóźniej wtedy, gdy dział analiz żąda danych, których produkcja nie jest w stanie dostarczyć, a na pewno przed erą arkuszy kalkulacyjnych. Trzeba wychwycić ten moment, gdy firma nie jest już mikro przedsiębiorstwem i jednym spojrzeniem nie ogarniemy, co kto aktualnie robi, a im szybciej postawimy na nowoczesne systemy zarządzania tym łatwiejszy będzie dalszy rozwój firmy.