Jak przekonać własny zespół do systemu wspomagania zarządzania produkcją?
Przedstawiamy 8 kluczowych cech oprogramowania produkcyjnego i tłumaczymy, dlaczego piękne dashboardy nie są w stanie przekonać zespołu technicznego do odejścia od sprawdzonych arkuszy kalkulacyjnych.
„W naszej firmie to się nie sprawdzi” – jak walczyć z przekonaniem o nieprzydatności systemu wspomagania zarządzania produkcją?
Wybór systemu ERP dla przedsiębiorstwa zazwyczaj polega na przeglądzie prezentacji kilku systemów ERP. W prezentacjach prowadzonych przez pośrednich lub bezpośrednich przedstawicieli autora oprogramowania uczestniczą zwykle osoby delegowane ze wszystkich pionów organizacyjnych przedsiębiorstwa, na prace których wpłynie wdrożenie poszczególnych modułów systemu. Często spotkania takie kończą się rekomendacją negatywną i przyjęciem opinii, że „w naszej firmie to się nie sprawdzi”. Skąd takie wnioski i dlaczego, prawdopodobnie, są one błędne?
Zdefiniuj potrzeby firmy, czyli co musi posiadać system zarządzania produkcją?
Systemy ERP w zakresie wspomagania procesu wytwarzania mają domyślnie wbudowane pewne elementy opisu produkcji, które są niezmienne i możliwe do zdefiniowania i zaprezentowania w oderwaniu od konkretnego produktu. Zastanówmy się jakie to cechy.
Technologia
Technologia musi opisywać poszczególne zdarzenia przetwarzania wsadu i jego zmienność w trakcie procesu. Musi być zatem wyznaczona pewna sekwencja przetwarzania – lista operacji następujących po sobie. Jakie zatem cechy musi posiadać pojedyncza operacja niezależne od produktu ? No po pierwsze jakiś kod – numer, który umieści ją we właściwym miejscu sekwencji przetwarzania.
Operacja
Operacja musi wskazywać na stanowisko umiejscowione w hali produkcyjnej, gdzie będzie wykonywana. Bywa, że prelegent w tym miejscu używa niezwykle modnego słowa „zasób” zamiast stanowisko. Nie trzeba się tym zrażać. Wynika to z wewnętrznego opisu obiektów w programie. Operacje wykonuję się przy pomocy różnorodnych „zasobów” – stanowisk, materiałów, narzędzi i personelu. To wszystko są poniekąd zasoby, którymi dysponuje przedsiębiorstwo.
Miejsce powstania kosztów
Jak już ustalono, gdzie operacja ma być wykonana, trzeba ustalić do jakiego Miejsca Powstawania Kosztów będzie odnoszona. Najczęściej będzie to miejsce, w którym zainstalowano stanowisko. Jest to o tyle istotne, że właśnie z MPK są związane koszty wydziałowe.
Czas
Kolejnym elementem obowiązkowego opisu operacji są czasy. Co najmniej dwa (może być więcej). Dwa są kluczowe:
- Po pierwsze czas tpz (czyli czas przygotowawczo zakończeniowy – czas niezbędny do uzbrojenia stanowiska do wykonania pracy oraz rozbrojenia po wykonanej pracy.
- Drugim niezbędnym czasem jest czas jednostkowy tj – czyli czas konieczny na wykonanie operacji na pojedynczym wyrobie (składniku, materiale wsadowym, …).
Czas tpz nie budzi żadnych wątpliwości – w tym momencie zajęte jest i stanowisko, i personel dokonuje uzbrojenia bądź rozbrojenia.
Czas tj natomiast wymaga w wielu przypadkach doprecyzowania. Niejednokrotnie ma miejsce sytuacja, że stanowisko (maszyna) pracuje pewien czas, w którym personel może wykonywać inne zadania niezwiązane z aktualnie przetwarzanym elementem. Może np. jednocześnie obsługiwać kilka maszyn.
Brygada
Możliwe też, że do wykonania danej pracy potrzeba większej liczby pracowników. Operacja musi zatem dodatkowo zawierać informacje o takich przypadkach. Mogą to być jakieś dodatkowe współczynniki, informacje o liczności wymaganego personelu, informacja o ilości jednocześnie obsługiwanych stanowisk lub też dodatkowe czasy. Ważne, aby dało się opisać takie odstępstwa od przypadku jedna osoba, jedno stanowisko i jeden czas.
Dokumentacja
Operacja powinna zawierać opis postepowania pracownika w ramach samokontroli wykonania operacji. Może to być swobodny opis lub wskazanie na słownik sposobów postepowania.
Parametry
W znacznej części przypadków istotna byłaby również informacja, ile przetworzonych produktów (sztuk, kilogramów, litrów, metrów…) powinno być zgromadzonych po operacji do jednostki transportowej w celu przekazania do kolejnej operacji.
Treść operacji
No i na koniec przydałby się opis tego, co należy wykonać i jakie parametry uzyskać – treść operacji.
Jeśli zatem technologia zawiera co najmniej składowe o których powyżej, listy materiałów i składników wytwarzanych z których wyrób się składa (jedna lista – tak zwany BOM, lub rozdzielone materiały od składników wytwarzanych), daje możliwość przypisania narzędzi, pomocy warsztatowych, sprawdzianów, instrukcji i innego dodatkowego wyposażenia, a dodatkowo pozwala utworzyć własne zestawy parametrów opisu fizycznego produktów, to jest wystarczająca.
Szacunek do wypracowanych arkuszy oraz wskazanie przewagi generycznych wzorców.
Bardzo często, zanim w firmie zostanie wdrożony system ERP, działy techniczne (konstrukcyjny, technologiczny i przygotowania oraz nadzoru produkcji) są organizacyjnie w awangardzie przedsiębiorstwa. Jest naturalne, zważywszy na to, że zagadnienia związane z konstrukcją, opracowaniem technologii, a następnie przygotowania produkcji, jej nadzoru, aż do finalnego rozliczenia, są najbardziej złożonymi i skomplikowanym procesami w firmie.
Pracownicy pionu technicznego, nie mając innych narzędzi, samodzielnie tworzą niezbędne im do pracy ewidencje za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze te są często bardzo rozbudowane i oprzyrządowane makrami. Pozwala to na sprawniejszą i wydajniejszą obsługę zagadnień produkcyjnych, zwłaszcza w porównaniu do efektywności pracy innych działów przedsiębiorstwa.
Owo arkuszowe oprzyrządowanie przygotowania produkcji powstaje zwykle ewolucyjnie. Zaczynając od najprostszych arkuszy zestawień surowców czy kalkulacji, a na przewodniku warsztatowym i planie produkcji kończąc. Ewolucyjny model systematyzowania danych opisu procesu produkcyjnego powoduje, że arkusze odpowiadają na aktualny stan procesu.
Te samodzielnie opracowane przez personel techniczny arkusze zawierają także specyficzne dla dotychczasowego sposobu funkcjonowania firmy rozwiązania. Są tworzone w kontekście opisu poszczególnych znanych produktów, a nie w oparciu o teoretyczny, wzorcowy model opisu produkcji używany często w prezentacjach. Oprogramowanie przedstawiane na takiej bazie ma nikłe szanse na spełnienie oczekiwań działu technicznego, a te bywają wygórowane.
Drobny kompromis drogą do realizacji oczekiwań personelu technicznego
Przychodząc na spotkanie, w czasie którego ma odbyć się prezentacja modułu produkcyjnego systemu ERP pracownicy techniczni mają oczekiwanie, że zobaczą dokładnie to, co sami wypracowali. Może z innym wyglądem, ale zawierającym te same elementy opisu odpowiednio technologii, zlecenia, pozycji w planie. Oczekują ponadto, że procedury postępowania zaprezentowane przez prelegenta potencjalnego dostawcy oprogramowania będą tożsame z ich sposobem postępowania, pomimo tego, że ów sposób nigdy nie został sformalizowany do opisanych procedur.
Dotychczasowy opis i procedury na chwilę obecną przecież doskonale się sprawdzają, no może zabierają nieco zbyt dużo czasu i zbyt wolno działają arkusze, więc to czego oczekują od prezentacji musi zawierać co najmniej to samo.
Aby ułatwić porozumienie, nierzadko przed prezentacją, prelegent prosi potencjalnego nabywcę o udostepnienie technologii wybranego produktu w celu jego zdefiniowaniu w swoim systemie, aby móc prowadzić prezentację na tym produkcie, co powinno ułatwić zrozumienie. Wypracowana w firmie dokumentacja technologiczna oraz wytwórcza przed epoką ERP jest na ogół zorientowana na fizyczne parametry produktów i takiegoż odwzorowania spodziewamy się po prezentowanym systemie.
Niestety wielość cech, którymi opisujemy świat i dobra produkowane przez człowieka jest praktycznie rzecz biorąc nieskończona. Dla jednych wyrobów będą to wymiary, dla innych np. gęstość i pH, a dla jeszcze innych współczynnik załamania światła.
W systemach wspomagania produkcji cechy fizyczne nie będą zatem na pierwszym planie, tak jak w dedykowanej konkretnemu produktowi wypracowanej dokumentacji.
Nie należy się tym zrażać, natomiast warto zwrócić uwagę na to, czy w systemie jest możliwe dokładne opisanie cech fizycznych, tak, żeby było możliwe przygotowanie dokumentacji w sposób do jakiego pracownicy są przyzwyczajeni.
Jeśli dodatkowo łatwo można utworzyć kalkulację oraz rozłożyć i zaplanować poszczególne etapy procesu na osi czasu – prezentowane np. za pomocą wykresu Gantta, to nawet jak nie wygląda na pierwszy rzut oka tak samo jak nasze, wewnętrznie opracowane, to na pewno spełni wszystkie wymagania.